Implementasi Aplikasi SIKS sebagai Electronic Records Management System (ERMS) di Arsip UGM

https://doi.org/10.22146/khazanah.59503

Budhi Santoso(1*), Thoriq Tri Prabowo(2)

(1) UIN Raden Fatah Palembang
(2) UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta
(*) Corresponding Author

Abstract


Pengelolaan arsip sangat penting untuk diperhatikan sebab dengan adanya arsip tersebut institusi dapat mengevaluasi kinerja dan memprediksi kemungkinan-kemungkinan yang akan terjadi di masa mendatang untuk melakukan perubahan. Pada era digital sekarang ini, arsip tidak hanya berupa kertas tetapi juga dalam format digital dan elektronik. Penanganan arsip dalam bentuk kertas dan elektronik berbeda. Arsip UGM memiliki ERMS (Electronic Records and Management System) yaitu sistem yang digunakan untuk mengelola arsip elektronik. Sistem tersebut diberi nama SIKS (Sistem Informasi Kearsipan Statis). Tulisan ini bertujuan untuk mengetahui penerapan SIKS sebagai ERMS, serta menguraikan kelebihan dan kekurangan SIKS sebagai ERMS dengan harapan dapat dijadikan bahan evaluasi di Arsip UGM untuk meningkatkan pelayanan kearsipan. Dari hasil analisis yang dilakukan oleh penulis beberapa temuan yang perlu dikembangkan dalam optimalisasi SIKS yaitu perlu dikembangkanya model pencarian tingkat lanjut misalnya pencarian dengan boolean operator. Selain itu, perlunya sinkronisasi data terutama setelah migrasi server, dan perlu ditambah sumber daya manusia khususnya SDM bidang IT.

Keywords


Arsip Elektronik; Arsip Statis; ERMS; SIKS

Full Text:

PDF


References

Azmi. (2008). Analisis Pengelolaan Arsip Dinamis dan Statis dalam Menjamin Otentisitas dan Reliabilitas Arsip Bagi Kepentingan Publik. Jurnal Kearsipan Organisasi Dan Layanan Kearsipan, 3(1).

Fathurrahman, M. (2018). Pentingnya Arsip sebagai Sumber Informasi. JIPI (Jurnal Ilmu Perpustakaan Dan Informasi), 3(2), 215–225. https://doi.org/10.30829/jipi.v3i2.3237


Hendrawan, M. R., & Ulum, M. C. (2017). Pengantar Kearsipan Dari Isu Kebijakan ke Manajemen. UB Press.


International Standardization Organization. (2001). International Standard: Information and Documentation – Records Management – Part 1: General (ISO 15489-1). International Organization for Standardization.


Irawan, M. (2001). Manajemen Arsip: Suatu Pendekatan Kearsipan. Persepsi Suara Badar I.


Maher, W. J. (1992). The Management of College and University Archives. Scarecrow Press.


Mahmudah, A. R., & Rahmi, L. (2016). URGENSI DAN INTEGRITAS ARSIP DALAM KONTEKS KEBANGSAAN DAN KESADARAN SEJARAH. Lentera Pustaka: Jurnal Kajian Ilmu Perpustakaan, Informasi dan Kearsipan, 2(1), 1–8. https://doi.org/10.14710/lenpust.v2i1.12353


Mutmainnah, S., Siregar, E., Sitanggang, G., & Tanjung, E. (2020). Manajemen Arsip Perguruan Tinggi: Disertai dengan Jadwal Retensi Arsip Perguruan Tinggi.


Prabowo, T. T. (2020). Penerapan Manajemen Pengetahuan dalam Pengelolaan Dokumen di Perpustakaan STIKes Guna Bangsa. Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan, 13(1), 17–33. https://doi.org/10.22146/khazanah.53067


Putranto, W. A. (2018). Pengelolaan Arsip Di Era Digital:Mempertimbangkan Kembali Sudut Pandang Pengguna. Diplomatika: Jurnal Kearsipan Terapan, 1(1), 1–11. https://doi.org/10.22146/diplomatika.28253


Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, (2009).


Rosalin, S. (2017). Manajemen Arsip Dinamis. Universitas Brawijaya Press.


Rustam, M. (2019). Pengelolaan Arsip Elektronik. Universitas Terbuka.


Setiawan, D., & Hakim, T. D. (2018). MANAJEMEN ARSIP PERGURUAN TINGGI: SEBUAH ANALISA SWOT. https://doi.org/10.31227/osf.io/2cz8x


Tempo.co. (2003). Indonesia Kehilangan Pulau Sipadan-Ligitan—Nasional Tempo.co. https://nasional.tempo.co/read/35037/indonesia-kehilangan-pulau-sipadan-ligitan


Wardah, M. (2017). Pengelolaan Arsip Dinamis. LIBRIA, 8(1), Article 1. https://jurnal.ar-raniry.ac.id/index.php/libria/article/view/1223



DOI: https://doi.org/10.22146/khazanah.59503

Article Metrics

Abstract views : 8429 | views : 4524

Refbacks

  • There are currently no refbacks.


Copyright (c) 2021 The authors

Creative Commons License
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International License.

web analytics

View My Stats