Arsip Personal Berbasis Digital: Upaya Meningkatkan Kepedulian dalam Mengelola Arsip Warga Punukan, Kulon Progo

https://doi.org/10.22146/khazanah.71169

Indah Novita Sari(1*), Titi Susanti(2), Rina Rakhmawati(3), Arif Rahman Bramantya(4), Faizatush Sholikhah(5), Irfan R Darajat(6), Eritrina Putri Ekantari(7), Waluyo Waluyo(8), Lastria Nurtanzila(9)

(1) Universitas Gadjah Mada
(2) Prodi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi, Sekolah Vokasi, UGM
(3) Prodi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi, Sekolah Vokasi, UGM
(4) Prodi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi, Sekolah Vokasi, UGM
(5) Prodi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi, Sekolah Vokasi, UGM
(6) Prodi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi, Sekolah Vokasi, UGM
(7) Prodi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi, Sekolah Vokasi, UGM
(8) Prodi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi, Sekolah Vokasi, UGM
(9) Prodi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi, Sekolah Vokasi, UGM
(*) Corresponding Author

Abstract


Penelitian ini bertujuan untuk mengulas tentang urgensi pengelolaan arsip personal, membahas tahapan pengelolaan berlandaskan records continuum model dan mendiskusikan alternatif pengelolaan arsip personal dengan memanfaatkan aplikasi. Metode penelitian yang digunakan adalah kualitatif deskriptif dengan objek penelitian pada Rukun Warga (RW) Punukan, Kulon Progo. Data primer didapatkan dari wawancara dan focus grup discussion dengan para informan yakni ibu-ibu anggota Pemberdayaan dan Kesejahteraan Keluarga (PKK) yang merupakan penanggung jawab arsip di lingkup keluarga. Hasil penelitian menunjukkan bahwa arsip personal perlu dikelola mengingat fungsinya yang krusial dalam menunjukkan perjalanan hidup, memberikan bukti kepemilikan dan menjamin hak seseorang serta membentuk memori kolektif. Berdasarkan records continuum model, penelitian ini menemukan kategori arsip personal yang dihasilkan (created) oleh warga Punukan meliputi identitas, kesehatan, keuangan, asuransi, aset, pendidikan, pekerjaan dan lain-lain. Perekaman (capture) dapat dilakukan melalui alih media dan lahir secara digital (born digital). Kajian ini juga menemukan berbagai kendala yang ditemui warga Punukan dalam pengorganisasian (organize) arsip elektronik. Hambatan disebabkan oleh kerusakan perangkat, tersebarnya arsip pada banyak perangkat serta tidak adanya penamaan file serta klasifikasi. Pemilik arsip personal memiliki alternatif dalam mengelola arsip mereka dengan memanfaatkan aplikasi seperti Arsip Keluarga (AKAR), Aplikasi Elektronik Masyarakat (Emas) dan FamilySearch. Kendati demikian, pengguna disarankan memilih aplikasi dengan sistem keamanan tinggi agar tidak terjadi kebocoran informasi.


Keywords


arsip personal; arsip digital; records continuum model; pemanfaatan aplikasi

Full Text:

PDF


References

Azmi, A. (2019). Pengelolaan Arsip Keluarga: Suatu Kajian Kearsipan. Jurnal Kearsipan, 10(1 SE-Articles). Retrieved from http://jurnalkearsipan.anri.go.id/index.php/ojs/article/view/70

Bass, J. (2013). A PIM Perspective: Leveraging Personal Information Management Research in The Archiving of Personal Digital Records. Archivaria, 75(Spring), 49–76.

Bungin, B. (2007). Penelitian Kualitatif: Komunikasi, Ekonomi, Kebijakan Publik dan Ilmu Sosial Lainnya (2nd ed.). Jakarta: Kencana.

Cox, R. (2008). Personal Archives and a New Archival Calling: Readings, Reflections and Ruminations. Duluth: Litwin Books.

Debora, S. T. (2021, April 20). Akta hingga SIM Hangus Terbakar, Korban Kebakaran Taman Sari Mulai Urus Surat Kehilangan. Kompas. Retrieved from https://megapolitan.kompas.com/read/2021/04/20/14355381/akta-hingga-sim-hangus-terbakar-korban-kebakaran-taman-sari-mulai-urus.

Dispenduk Jember. (2020). Mengapa Ada Akte Kelahiran Palsu? Simak Penjelasan Berikut ! Retrieved from Dispenduk Jember website: https://dispendukcapil.jemberkab.go.id/mengapa-ada-akte-kelahiran-palsu-simak-penjelasan-berikut/

Fatayati, L. (2017). Penataan Berkas Personal di Kantor Wilayah Kementerian Agama Daerah Istimewa Yogyakarta. Universitas Gadjah Mada.

Faulkhead, S., Evans, J., & Morgan, H. (2005). Is Technology Enough? Archives and Records in The Information Society: The African Agenda, (July). Botswana: SARBICA.

Frank, A., Yudha, A. F., Destiningrum, A., & Purwaningsih, E. (2017). Catatan Harian Anne Frank. Yogyakarta: Jalasutra.

Henry, L. (1998). Schellenberg in Cyberspace. The American Archivist, 61(2), 309–327. https://doi.org/10.17723/aarc.61.2.f493110467x38701

Herdiansyah, H. (2019). Metodologi Penelitian Kualitatif untuk Ilmu-Ilmu Sosial. Jakarta: Salemba Humanika.

Hobbs, C. (2001). The Character of Personal Archives: Reflections on The Value of Records of Individuals. Archivaria, 126–135.

John, J. L., Rowlands, I., Williams, P., & Dean, K. (2010). Digital Lives: Personal Digital Archives for the 21st Century: an Initial Synthesis.

Listiani, V. (2016). Prosedur Pengarsipan Data Personal Pegawai pada Unit Sumber Daya Manusia PT Kereta Api Indonesia Daerah Operasi 8 Surabaya. Universitas Airlangga.

McKemmish, S. (1996). Evidence of Me. Australian Library Journal, 45(3), 174–187. https://doi.org/10.1080/00049670.1996.10755757

McKemmish, S. (2001). Placing Records Continuum Theory and Practice. Archival Science, 1(4), 333–359. https://doi.org/10.1007/BF02438901

Rantung, R. C. (2021, November 17). Polisi Tetapkan Lima Tersangka Kasus Dugaan Penggelapan Sertifikat Tanah Milik Ibunda Nirina Zubir. Kompas. Retrieved from https://www.kompas.com/hype/read/2021/11/17/150034266/polisi-tetapkan-lima-tersangka-kasus-dugaan-penggelapan-sertifikat-tanah.

Rosenberg, V. (2011). The Power Of A Family Archive. Archival Science, 11(1), 77–93. https://doi.org/10.1007/s10502-010-9135-9

Susanti, T., Khoiriyah, W., Larasati, M., & Supriyati, S. (2020). AKAR sebagai Aplikasi Perintis Preservasi Memori Sosial Masyarakat. Diplomatika: Jurnal Kearsipan Terapan, 4(1). https://doi.org/10.22146/diplomatika.61054

The Society of American Archivists. (2021). Personal Paper. Retrieved November 28, 2021, from https://dictionary.archivists.org/entry/personal-papers.html

Tiara, F. M., & Husna, J. (2018). Analisis Alih Media Arsip Aktif Personal File untuk Temu Kembali Arsip di PT. Sucofindo Cabang Semarang. Jurnal Ilmu Perpustakaan, 7(4), 141–150.

Upward, F. (2000). Modelling the Continuum as Paradigm Shift in Recordkeeping and Archiving Processes, and Beyond a Personal Reflection. Records Management Journal, 10(3), 115–139. https://doi.org/10.1108/EUM0000000007259

Williams, C. (2014). Records and Archives: Concepts, Roles and Definitions. In C. Brown (Ed.), Archives and Recordkeeping: Theory into Practice (1st ed.). London: Facet Publishing.



DOI: https://doi.org/10.22146/khazanah.71169

Article Metrics

Abstract views : 861 | views : 695

Refbacks

  • There are currently no refbacks.


Copyright (c) 2022 Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan

Creative Commons License
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International License.

web
analytics

View My Stats