Data Mining Dalam Pengelolaan Arsip Di Subbagian Kearsipan Institut Teknologi Bandung

Abstract

Artikel ini bertujuan mendeskripsikan potensi pemanfaatan data mining dalam manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan tidak terbatas pada persoalan pengelolaan arsip, baik dinamis maupun statis, tetapi juga bersinggungan dengan dinamika fungsi-fungsi manajemen sehingga tercapai efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan kearsipan. Agar dapat terus berdinamika, manajemen kearsipan dalam suatu organisasi perlu melakukan adaptasi dengan perkembangan teknologi informasi, salah satunya dengan pemanfaatan data mining. Data mining dalam makalah ini merujuk pada proses penambangan hingga visualisasi data sebagai hasil dari aktivitas penyelenggaraan kearsipan. Data tersebut kemudian dapat menjadi bahan utama dalam upaya merencanakan hingga mengevaluasi dari manajemen kearsipan sehingga dapat sejalan dengan prinsip evidence-based policy. Manajemen kearsipan lokusnya pada Subbagian Kearsipan Institut Teknologi Bandung dengan pendekatan studi kasus. Data diperoleh melalui observasi partisipasi penulis pertama dan kajian dokumen. Data dianalisis dengan uji silang data hasil observasi dengan data hasil kajian dokumen. Hasil yang diperoleh dari penelitian ini yaitu data hasil pengelolaan arsip dinamis berupa dataset sarana dan prasarana dapat digunakan dalam penentuan skala prioritas pengadaan sarana dan prasarana pengelolaan.  Berdasarkan hasil penelitian tersebut dapat disimpulkan bahwa penggunaan data mining bermanfaat dalam upaya menyusun skala prioritas pengelolaan arsip sehingga dapat disesuaikan dengan beban kerja dan terutama anggaran organisasi.